Privacy Policy
Last updated: 26 October 2026
Smart Sphere POS ("the App", "we", "us") is a point-of-sale application for merchants who sell on Shopify. This policy explains what information the App collects when a merchant installs it, how that information is used, where it is stored, and how it is deleted. It applies to merchants ("you") and to the merchant's customers and staff whose information the App processes on the merchant's behalf.
1. Who is responsible
For your store's data, you (the merchant) are the controller and we act as your processor: we process your customers' and staff's information only to provide the App's features to you, following your instructions (your settings and actions in the App). For your own account information as our customer, we are the controller.
Contact: support@example.com — Smart Sphere
2. Information we collect
From Shopify, when you install the App
- Store information: shop domain, store name, contact email, currency and time zone.
- An access token that lets the App call the Shopify API with the permissions you approved. It is stored encrypted.
- Your store locations, used to create your branches.
Read live from Shopify (not stored by us)
- Products, variants, prices, barcodes, images and stock levels are read from Shopify each time the cashier searches or scans, and are not copied into our database.
- Orders of your other sales channels are read to build your reports.
- Discount codes are looked up when a cashier enters one.
Created and stored by the App while you use it
| Data | Why |
|---|---|
| Staff accounts: name, username, role, branches, and a password hash (bcrypt; we never store passwords) | Signing in and permissions |
| Sales, invoices, items sold, payments, refunds, shifts, cash drawer counts and movements | Selling, receipts, cash control and reports |
| Customer phone number and name (only when the cashier enters them), purchase history, loyalty points | Receipts, customer lookup, loyalty program |
| Delivery app orders (provider and its order number) | Tracking delivery orders |
| Settings (receipt, tax, currency, time zone, plan) | Running the App the way you configured it |
| An audit log of sensitive actions (edits, refunds, deletions, settings changes) | Accountability and fraud prevention |
Sent to Shopify on your behalf
When order sending is on, each sale becomes a Shopify order (with its customer, discount and tax), refunds become Shopify refunds, new customers are created in Shopify, and loyalty balances are written to a customer metafield. Product changes you approve are applied to your products.
We do not collect
- Card numbers or any payment card data — card payments are taken on your own card terminal; the App only records "card".
- Location tracking, contacts, or any data from the cashier's device beyond what is typed into the App.
3. How we use information
- To provide the App's features to you: selling, receipts, shifts, reports, loyalty, delivery orders.
- To keep your store's data in step with Shopify.
- To bill your plan through Shopify's Billing API (Shopify handles payment; we only see the plan status).
- To secure the App, investigate problems, and provide support when you ask for it.
We do not sell, rent or share personal information for advertising, and we do not use it to train AI models.
4. Where data is stored and how it is protected
- Each store has its own separate database; no store can access another store's data.
- Shopify access tokens are encrypted (AES-256-GCM).
- Connections use HTTPS. Sessions use secure, HTTP-only cookies.
- Data is hosted by our infrastructure provider (our hosting provider). Daily backups are kept on the same provider for at most 30 days.
- Access to production systems is limited to the people who operate the App.
5. Service providers
| Provider | Purpose |
|---|---|
| Shopify | Store data, orders, billing (the platform the App runs on) |
| our hosting provider | Servers and storage |
| Google Fonts | Fonts of the sign-in and public pages (no account data is sent) |
6. How long we keep data
- While the App is installed, your data is kept so that your history and reports stay available.
- When you uninstall, the App stops accessing your store immediately. Shopify then asks us to erase your store's data (shop/redact, 48 hours after uninstall) and we delete your store's database entirely.
- Backups containing deleted data expire within 30 days.
7. Your customers' rights
We support Shopify's mandatory privacy webhooks. When a customer asks you to delete their data and you process the request in Shopify (customers/redact), we delete that customer's record and loyalty points and remove their name and phone from your invoices; the invoices themselves stay so that your accounts remain correct. Data access requests (customers/data_request) are answered from Admin > Customers, where you can see and export everything the App holds about a customer.
Depending on where you and your customers are, they may have rights under laws such as the GDPR, the UK GDPR, CCPA, or Qatar's Personal Data Privacy Protection Law; we assist you in responding to such requests.
8. Cookies and local storage
- One session cookie keeps staff signed in (strictly necessary).
- The browser remembers the chosen language and the store name on the sign-in page (local storage, on that device only).
- No advertising or analytics cookies.
9. Children
The App is a business tool for merchants and is not directed to children.
10. Changes
We will post any change to this policy on this page with a new date, and tell merchants in the App when a change is significant.
11. Contact
Questions or requests: support@example.com
سياسة الخصوصية
آخر تحديث: 26 October 2026
Smart Sphere POS («التطبيق»، «نحن») تطبيق نقطة بيع للتجّار الذين يبيعون عبر Shopify. توضّح هذه السياسة البيانات التي يجمعها التطبيق عند تثبيته، وكيف تُستخدم، وأين تُحفظ، وكيف تُحذف. وتنطبق على التاجر («أنت») وعلى عملائه وموظفيه الذين يعالج التطبيق بياناتهم نيابةً عنه.
١. الجهة المسؤولة
بالنسبة لبيانات متجرك، أنت (التاجر) المتحكّم بالبيانات ونحن معالِج لها: نعالج بيانات عملائك وموظفيك فقط لتقديم ميزات التطبيق لك وفق إعداداتك وتعليماتك داخل التطبيق. أما بيانات حسابك كعميل لنا فنحن المتحكّم بها.
للتواصل: support@example.com — Smart Sphere
٢. البيانات التي نجمعها
من Shopify عند التثبيت
- بيانات المتجر: نطاق المتجر، اسمه، بريد التواصل، العملة، المنطقة الزمنية.
- مفتاح وصول يتيح للتطبيق استخدام Shopify بالصلاحيات التي وافقت عليها، ويُحفظ مشفّراً.
- مواقع متجرك (Locations) لإنشاء الفروع.
تُقرأ مباشرة من Shopify (لا نحفظها)
- المنتجات والأسعار والباركود والصور والمخزون تُقرأ من Shopify عند كل بحث أو مسح، ولا تُنسخ إلى قاعدة بياناتنا.
- طلبات قنواتك الأخرى تُقرأ لإعداد التقارير.
- أكواد الخصم يُتحقق منها عند إدخالها.
بيانات ينشئها التطبيق ويحفظها أثناء الاستخدام
| البيانات | السبب |
|---|---|
| حسابات الموظفين: الاسم، اسم المستخدم، الدور، الفروع، وبصمة مشفّرة لكلمة المرور (لا نحفظ كلمات المرور) | تسجيل الدخول والصلاحيات |
| المبيعات والفواتير والأصناف والمدفوعات والمرتجعات والورديات وعدّ الدرج وحركاته | البيع والإيصالات وضبط النقد والتقارير |
| هاتف العميل واسمه (عند إدخالهما فقط)، سجل مشترياته، نقاط الولاء | الإيصالات والبحث عن العميل وبرنامج الولاء |
| طلبات تطبيقات التوصيل (التطبيق ورقم الطلب) | متابعة طلبات التوصيل |
| الإعدادات (الإيصال، الضريبة، العملة، المنطقة الزمنية، الخطة) | تشغيل التطبيق كما ضبطته |
| سجل تدقيق للعمليات الحساسة (التعديل، المرتجع، الحذف، تغيير الإعدادات) | المساءلة ومنع الاحتيال |
بيانات تُرسل إلى Shopify نيابةً عنك
عند تفعيل الإرسال، يصبح كل بيع طلباً في Shopify (مع العميل والخصم والضريبة)، والمرتجعات استرداداً في Shopify، ويُنشأ العملاء الجدد في Shopify، ويُكتب رصيد نقاط الولاء في حقل على العميل. وتُطبَّق على منتجاتك التعديلات التي توافق عليها.
ما لا نجمعه
- أرقام البطاقات أو أي بيانات بطاقات دفع؛ الدفع بالبطاقة يتم على جهازك، والتطبيق يسجّل «بطاقة» فقط.
- تتبّع الموقع أو جهات الاتصال أو أي بيانات من جهاز الكاشير غير ما يُكتب في التطبيق.
٣. كيف نستخدم البيانات
- لتقديم ميزات التطبيق: البيع، الإيصالات، الورديات، التقارير، الولاء، طلبات التوصيل.
- لإبقاء بيانات متجرك متطابقة مع Shopify.
- لفوترة خطتك عبر Shopify Billing (Shopify يتولى الدفع، ونحن نرى حالة الخطة فقط).
- لحماية التطبيق، وحل المشكلات، وتقديم الدعم عند طلبك.
لا نبيع البيانات الشخصية ولا نؤجّرها ولا نشاركها لأغراض إعلانية، ولا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.
٤. أين تُحفظ البيانات وكيف تُحمى
- لكل متجر قاعدة بيانات مستقلة؛ لا يستطيع أي متجر الوصول لبيانات متجر آخر.
- مفاتيح وصول Shopify مشفّرة (AES-256-GCM).
- الاتصال عبر HTTPS، وجلسات الدخول بملفات تعريف آمنة.
- تُستضاف البيانات لدى مزوّد البنية التحتية (our hosting provider)، مع نسخ احتياطية يومية لدى المزوّد نفسه لمدة 30 يوماً كحد أقصى.
- الوصول للأنظمة مقصور على من يشغّلون التطبيق.
٥. مزوّدو الخدمة
| المزوّد | الغرض |
|---|---|
| Shopify | بيانات المتجر والطلبات والفوترة |
| our hosting provider | الخوادم والتخزين |
| Google Fonts | خطوط صفحات الدخول والصفحات العامة (لا تُرسل بيانات حسابات) |
٦. مدة الاحتفاظ
- طالما التطبيق مثبّت، تُحفظ البيانات لتبقى السجلات والتقارير متاحة.
- عند إلغاء التثبيت يتوقف التطبيق فوراً عن الوصول لمتجرك. ثم يطلب Shopify حذف بيانات المتجر (shop/redact بعد 48 ساعة) فنحذف قاعدة بيانات متجرك بالكامل.
- النسخ الاحتياطية التي تحوي بيانات محذوفة تنتهي خلال 30 يوماً.
٧. حقوق عملائك
ندعم طلبات الخصوصية الإلزامية في Shopify. عندما يطلب عميل حذف بياناته وتنفّذ الطلب في Shopify (customers/redact)، نحذف سجل العميل ونقاطه ونزيل اسمه وهاتفه من الفواتير، وتبقى الفواتير نفسها حتى تبقى حساباتك صحيحة. أما طلبات الاطلاع على البيانات (customers/data_request) فتُجاب من الإدارة ← العملاء حيث ترى وتصدّر كل ما يحفظه التطبيق عن العميل.
قد تكون لعملائك حقوق بموجب قوانين مثل GDPR أو قانون حماية خصوصية البيانات الشخصية في قطر؛ ونساعدك في الاستجابة لها.
٨. ملفات تعريف الارتباط والتخزين المحلي
- ملف جلسة واحد لإبقاء الموظف مسجّلاً (ضروري).
- يحفظ المتصفح اللغة المختارة واسم المتجر في صفحة الدخول على ذلك الجهاز فقط.
- لا ملفات إعلانية أو تحليلية.
٩. الأطفال
التطبيق أداة أعمال للتجّار وغير موجّه للأطفال.
١٠. التغييرات
ننشر أي تعديل على هذه الصفحة بتاريخ جديد، ونُبلغ التجّار داخل التطبيق عند التغييرات المهمة.
١١. التواصل
للأسئلة والطلبات: support@example.com